Descrição : Auxiliar de Arquivo. A empresa : EMPREGARE.com. Localização : Brasília, DF

Descrição:
Fazer leitura de e-mail da empresa para verificar solicitações e pendências a serem sanadas;

Esclarecer dúvidas dos colaboradores por e-mail, presencialmente e por telefone, a fim de saná-las;

Direcionar as ligações telefônicas aos responsáveis após ter se certificado de que o responsável em as atender se pode fazê-lo no momento;

Ligar e mandar e-mail para o gestor da área solicitando autorização para busca e entrega de documentos, nos casos em que o solicitante não é previamente autorizado a ter esse tipo de acesso, para fins de segurança da informação referente a qualquer uma das empresas;

Solicitar compra de material de escritório ao setor de compras, por meio do sistema Benner e com autorização da supervisão, para atender as demandas de arquivamento;

Encaminhar pessoas aos locais da empresa, sinalizando o caminho a percorrer, com atenção e cordialidade, a fim de que consigam chegar ao local destinado;

Acompanhar pessoas aos locais da empresa, com atenção e cordialidade, a fim de que consigam chegar ao local destinado;

Montar caixas de arquivos a serem utilizadas para guardar todos os documentos referentes à todas as empresas;

Confeccionar etiquetas que vão identificar as pastas ou caixas físicas, informando dados como: nome do setor, empresa, competência e/ou ano e outros dados especificativos, por meio de arquivo Word e de acordo com as orientações da supervisão do setor, a fim de que sejam impressas e possam identificar as pastas conforme desejado;

Abrir pasta no arquivo físico da empresa, colocando etiqueta previamente confeccionada, a fim de que toda documentação referente a setor, empresa, competência e/ou ano e outros dados especificativos seja devidamente arquivada para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Imprimir etiqueta identificadora de cada pasta a ser aberta, a fim de que toda a documentação possa ser devidamente arquivada para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Separar os documentos a serem arquivados por setor, empresa, competência e/ou ano e outros dados especificativos, a fim de que sejam arquivados em pastas ou caixas devidamente sinalizadas;

Arquivar documentos que foram anteriormente separados, nas devidas pastas e/ ou caixas, buscando acomodá-los de forma adequada, organizada e que possibilite o correto e ágil resgate de documentos;

Guardar/Arquivar caixas nas estantes do arquivo, seguindo padrão de arquivamento, buscando acomodá-las de forma adequada, organizada e que possibilite o correto e ágil resgate de documentos;

Procurar nos arquivos documentos solicitados pela presidência, diretoria e demais áreas, para entregar a estes ou tirar cópias;

Tirar cópias de documentos a pedido da supervisão da área, por meio da impressora Brother, a fim de atender as solicitações daquela;

Entregar documentos a outros departamentos, mediante protocolo e autorização por e-mail, a fim de que estejam disponíveis para uso interno daqueles;

Solicitar entrega de documentos a outros departamentos, mediante protocolo e autorização por e-mail, a fim de que estejam disponíveis para uso interno daqueles;

Buscar documentos de outros departamentos, mediante protocolo, a fim de que estejam disponíveis para arquivamento, para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Solicitar a busca de documentos de outros departamentos, mediante protocolo, a fim de que estejam disponíveis para arquivamento para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Digitalizar (escanear) documentos físicos, por meio de scanner, com atenção e exatidão, a fim de disponibilizar virtualmente o acesso aos documentos;

Enviar por e-mail documentos scaneados, a quem devam ser destinados;

Verificar se todas as caixas do arquivo se encontram em condições adequadas de uso, a fim de preservar os documentos;

Reforçar manualmente as caixas de arquivo que se encontram danificadas ao se recuperar documentos, com fita adesiva, a fim de aumentar a durabilidade das mesmas e contribuir com os custos e despesas da empresa;

Montar manualmente e com uso de chaves de fenda, as estantes a serem utilizadas para arquivos de caixas, quando estas não forem entregues montadas pela empresa da qual foram compradas, a fim de manter a devida organização do setor;

Mudar estantes e caixas de lugar sempre que novas caixas precisarem ser arquivadas, buscando acomodá-las de forma adequada, organizada e que possibilite o resgate de documentos, a fim de permitir o correto e ágil trabalho do setor;

Separar caixas a serem descartadas por tempo de uso para que possam ser vendidas;

Encaminhar nota fiscal de vendas das caixas descartadas e os respectivos recebimentos em dinheiro, para o financeiro, para fins de controle interno; e

Separar documentos a serem incinerados, mediante autorização por e-mail da diretoria e presidência a fim de encaminhá-los para incineração.

Requisitos:
06 meses em arquivamento de documentos;

Ensino Médio Completo;

Destreza no arquivamento de documentos;

Saber utilizar pacote Office;

Saber alimentar relatórios em Excel e/ou Word;

Relacionamento interpessoal;

Multifuncionalidades;

Foco no cliente;

Orientação para a qualidade;

Trabalho em equipe;

Proatividade;

Autodesenvolvimento;

Gestão de recursos e prazos; e

Foco em resultados.

Benefícios:
Assistência médica, Assistência odontológica, Vale-alimentação, Vale-refeição, Vale-transporte